Nuestra Biblioteca realiza inventarios de sus fondos todos los años, por ello se cierran los servicios al público en sus distintas áreas de consulta. Especialmente se controla el fondo que está en circulación que son más de 70.000 ejemplares de nuestras estanterías abiertas. Esta acción monitorea las pérdidas que pueden producirse por el préstamo personal o inter-bibliotecario o por posibles hurtos. Nuestros índices nunca superan los porcentajes que se establecen en distintas mediciones institucionales o de sistemas de información que van desde el 3 al 1 % de la colección en movimiento. La detección de libros faltantes genera las bajas correspondientes a través de una Resolución de la Dirección General de Jurídicos del Ministerio.
Otras áreas de la BNM como depósitos, salas especiales y hemeroteca, centro de documentación y medioteca tienen distintas frecuencias de inventarios, que pueden ser por muestreo o bi o trianuales. La Sala del Tesoro también tiene un inventario anual, además de una limpieza integral de sus fondos. la limpieza del resto de las colecciones se va haciendo por rotación ininterrumpida.
Este año el inventario de la sala de estantería abierta se realizará con una modalidad automática, respaldada, por ser primera vez, por un control manual. Es que ya esa área cuenta con etiquetas de radio frecuencia que permitirán el paso de una pistola cargada con las bases de datos ya en el nuevo software y que indicará no solo si faltan ejemplares sino detectará los que están desordenados. tres áreas están siendo cubiertas con estas etiquetas de radio frecuencia: la Sala Americana, la Hemeroteca y el Centro de Documentación. Esta tarea es constante pero a un ritmo más pausado ya que se necesitan recursos humanos y especialmente la adquisición de decenas de miles de etiquetas que son importadas.
Pero este inventario que se podría llamar integral por las áreas que abarca, y las tareas ya mencionadas incluye este año un ordenamiento especial en varias salas, ya que se están terminando nuevos depósitos para la BNM. Esto requiere ubicación en cajas especiales que mudarán las colecciones con decenas de miles de piezas ya seleccionadas a las estanterías corredizas del nuevo espacio, que también contará con nuevas áreas para el laboratorio de conservación y un depósito general.
Asimismo, en la Sala Americana se están concentrando las colecciones de historia de la educación, y algunos fondos especiales, donaciones y libros de gran tamaño y laminas educativas. En ese espacio se está realizando un control del trazado en lápiz de los libros históricos.
Asimismo en distintos fondos se está revisando los términos utilizados para su descripción en los registros de acuerdo a los que hemos armonizado en nuestros Vocabularios Argentinos de Educación. Y al mismo tiempo barriendo nuevas propuestas que enriquecerán desde lo histórico al mismo vocabulario. Asimismo cambiando la topografía de los materiales que cambian de estante o se mudan al depósito. Se sigue trabajando en el estado de conservación de los libros, detectando y poniendo en lista de espera a aquellos que requieren de alguna estabilización o intervención.
Como se ve las bibliotecas son “vivas” como decía Lugones, no solo por la dinámica de sus lectores y sus lecturas, sino también por un constante re-acomodamiento de sus colecciones.
