Un inventario es el registro documental de los bienes pertenecientes a una organización o comunidad y es muy importante en una biblioteca conocer el estado del patrimonio documental que posee.
En la Biblioteca Nacional de Maestros esa importancia cobra singular relevancia debido al carácter, cantidad y calidad de la colección que en ella se atesora y, a las demandas de la Auditoría interna del Ministerio de Educación.
A lo largo del 2009 se fueron realizando inventarios de las diferentes salas de colecciones especiales para llegar al final del año con el inventario acostumbrado de la sala rápida, sala en la que por sus características y volumen, amén de su continuo movimiento debido a los préstamos domiciliarios e inter-bibliotecarios, necesita condiciones especiales para ser llevado a cabo con éxito.
Por tal motivo entre el 23 de diciembre de 2009 y el 23 de enero de 2010 se cerró la Sala de Lectura al público para poder afectar a todo el personal a la tarea de ordenamiento de estantes, verificación de ejemplares y retiro de material para su envío a otras áreas (Procesos Técnicos, Restauración u Otras). Para tal fin se contó con la valiosa colaboración de personal de otros sectores. El inventario de la estantería de acceso libre incluyó a Sala Lugones donde se puso hincapié en la detección de material pedagógico que será derivado a otras salas próximamente.
Los resultados obtenidos permiten verificar la confiabilidad de las acciones de protección del acervo bibliográfico patrimonial que se han implementado a través de herramientas de control de la calidad muy precisas. Habiendo inventariado el total del material de estantería rápida, que representa el 30% del total del patrimonio documental de la BNM, se ha constatado un número mínimo de bajas, dato que quedará verificado al finalizar el informe que aun está en proceso. Está información sirve para evaluar el sistema de seguridad implementado a lo largo de estos años, en el que cada uno de los integrantes del equipo de atención a usuarios está involucrado, además de la tecnología instalada para tal propósito.
De todas maneras la biblioteca está en proceso de completar la adquisición de etiquetas para instalar el sistema de inventario automatizado por radiofrecuencia ya adquirido, lo que permitirá realizar inventarios continuados, sin necesidad de cerrar las salas por períodos largos que obstaculizan el acceso a nuestros fondos durante el verano.
En este período de renovaciones y mudanzas, la etapa de inventario ha permitido además la reubicación de parte de la colección en otros sectores a los efectos de maximizar las posibilidades de espacio disponible como así también detectar errores en la señalización, que han sido corregidos para agilizar el acceso a las estanterías por parte de los usuarios.
Se han reacondicionado otras áreas como el depósito de Mediateca, de la Colección Pedagógica Itinerante (CPI) y de Escuela y medios para un mejor aprovechamiento espacial. Mención especial merece el corrimiento de Literatura infantil y juvenil (clase 82-93) hacía un espacio diferente, anexo a la Sala de Lectura, que permitirá su utilización por los grupos de alumnos que continuamente visitan la BNM en un ámbito de libertad y de promoción de la lectura.
Bib. Alejandro Micalucci
BNM – Sala de Lectura
Galería de imágenes del personal de la BNM trabajando en el inventario
El inventario es un procedimiento que se realiza anualmente.
En la Sala de Lectura está pautado entre el 15 de Diciembre y el 15 de Enero de cada año para no perjudicar el movimiento mas intenso del calendario escolar.
Por tratarse de una colección de aproximadamente 55.000 ejemplares, se realiza con la colaboración de personal de otras áreas.
Consta de una serie de pasos a detallar.
1. Ordenamiento de estanterías
2. Confección de listados impresos, por orden topográfico, de la sala a relevar.
3. Distribución en bloques de igual cantidad de páginas para trabajar en equipo.
4. Conformación de equipos de trabajo integrados por 2 personas c/u.
5. Control manual de estanterías y tildado en listados.
6. Separación de ejemplares deteriorados, sin tejuelo o código de barra para su restauración.
7. Confección de 1ª listado de faltantes
8. Nueva revisión de estanterías solo de libros faltantes. (Proceso que se repite varias veces)
9. Verificación de libros faltantes en posibles ubicaciones a partir del Circuito de Circulación Interna:
Procesos Técnicos/ Encuadernación/ Vitrinas/ Préstamos interbibliotecarios/
Usuarios Morosos/ Otras Salas, etc.
10. Informe
La Biblioteca Nacional de Maestros cuenta con numerosas Salas, con colecciones especiales.
No todos los inventarios se realizan en el mismo momento porque eso extendería el plazo de cierre y de atención al público, pero el procedimiento que se utiliza sigue siendo el mismo.
Bibl. Mariana Lagar
Sala de Lectura
Hola, me interesaria saber como llevan a cabo el control de inventario, cual es el proceso que utilizan y cada cuanto.
Gracias.