El primer paso que se debe realizar para organizar el trabajo de descarte, es una evaluación en la cual se analizarán dos aspectos: el contenido y el soporte.
Se considerará que una entidad portadora de información puede descartarse cuando su contenido:
- contiene información obsoleta, pero que la Biblioteca no piensa pasar a su fondo histórico
- una vez evaluado, la Biblioteca lo considera como material no relevante
- el nivel de profundidad de análisis no es el que la Biblioteca ofrece a sus usuarios
- contiene información inexacta
- se encuentra actualizada en otro recurso que la Biblioteca usa con más frecuencia
- contiene información que no es usada por los usuarios
- son duplicados que exceden la demanda y ocupan lugar innecesariamente
Y desde el soporte cuando:
- no está actualizado, se carece del reproductor necesario, la Biblioteca valora el contenido por sobre el envase y ya lo posee en un soporte digital
- la encuadernación se encuentra muy deteriorada, no está disponible para el uso y tampoco se puede restaurar
- la impresión no es óptima
- le faltan páginas
- presenta deterioro por factores tales como: hongos, suciedad, humedad, etc.
- en el caso de soportes digitales (como CD o DVD), presentan problemas de lectura
- en el caso de materiales especiales, presentan golpes o pérdida de alguna de sus partes
Es importante considerar que estos pasos son generales y será cada Biblioteca la que debe generar sus propios criterios de evaluación para el descarte de sus materiales analógicos o digitales, estos deberán tomar en consideración aspectos como: usuarios, tipo de Biblioteca, espacio físico disponible, presupuesto, recursos humanos, el fondo y la cantidad de tiempo.