La Biblioteca
Nacional de Maestros viene implementando conjuntamente con la
empresa 3M, el proyecto de Six Sigma de “Reducción
de pérdidas y hurto de libros”, con el objetivo de
resguardar el patrimonio de la BNM.
El mismo ha
sido identificado como Caso Modelo (Best Practices) en la “Convención
Latinoamericana de Safety and Security” y será implementado
en otros países de la región.
Este proyecto
se viene desarrollando desde septiembre de 2005 en el marco de
una iniciativa público-privada que redunda en un beneficio
mutuo en términos de transferencia de tecnologías
institucionales, innovación tecnológica y calidad
organizacional.
Six Sigma
Six Sigma es una estrategia usada por las compañías
para mejorar los procesos de toda la organización.
Requiere que
las empresas orienten sus acciones al usuario, basando las actividades
en las necesidades del mismo y midiendo su éxito según
el nivel de satisfacción alcanzado.
El objetivo
principal de Six Sigma es lograr un desempeño perfecto,
cero defectos, donde lo que se entiende por defectos es cualquier
cosa que ocasione la insatisfacción del cliente.
Muchas empresas
operan actualmente entre el nivel 4 de sigma (6.200 defectos por
millón) y el nivel 3 de sigma (67.000 defectos por millón),
una empresa que opera al nivel 6 de sigma presenta sólo
3 o 4 defectos por cada millón de oportunidades.
La metodología
se concreta en los pasos siguientes:
1. Definir
el problema: en esta fase debe realizarse un diagnóstico
de la situación actual, justificación y alcance
del estudio.
2. Medir:
se refiere a tomar datos para validar y cuantificar el problema
o la oportunidad, lo que permite y facilita identificar las causas
reales del problema.
3. Analizar:
nos permite descubrir la causa raíz. Para ello se hará
uso de las distintas herramientas de gestión de calidad.
4. Controlar:
se requiere verificar o corroborar los resultados de las mejoras
realizadas. Se deben definir indicadores que permitan visualizar
la evolución del proyecto y tomar acciones correctivas
sobre la marcha.
Comienzos
del proyecto en la BNM
Con el objetivo
de profundizar el conocimiento y aplicación de herramientas
que permitan optimizar la gestión de calidad en la BNM,
la institución se contactó con el Sr. Diego Pérez
Monsalvo, gerente de Marketing y Ventas de SSD- 3M, de la empresa
3M Argentina, pionera en la aplicación de Six Sigma en
nuestro país: metodología que pone el acento en
lograr la excelencia de los procesos, siempre que se puedan medir,
para lograr beneficios sostenibles e impacto en los resultados.
A fines de
agosto se concretó la primera reunión en la BNM
donde estuvieron presentes: la coordinadora de marketing de la
empresa, María Florencia Surraco y por la BNM las licenciadas
Graciela Perrone, Silvia Mei , Graciela Rodríguez y Adriana
Redondo. En la misma se acordó emprender acciones de capacitación.
En septiembre
se llevó a cabo una reunión de sensibilización
con la Ing. Karina Jiménez, Black Belt del programa, asignada
a liderar desde 3M el proyecto de la BNM.
En la primera
fase de definición se detalló el alcance y los límites
del proyecto, se definieron los defectos, se seleccionaron los
líderes y las funciones que debe cumplir el equipo además
de estimar el impacto económico aproximado que traerá
aparejado.
El proyecto
tiene como objetivo el resguardo del patrimonio de la BNM, fijando
como límite los ejemplares que se encuentran a disposición
de los usuarios en Sala de Lectura, Sala Lugones y Sala Americana.
La BNM conformó
un equipo liderado por la Lic. Graciela Perrone en el puesto de
Champion (campeón) y Black Belt (cinturón negro),
seguida por la Lic. Silvia Mei como Proyect Leader (guía
del proyecto), Fernando López como Process Owner (dueño
del proceso) y Graciela Rodríguez, Valeria Andrada, Gabriel
Rodríguez y Eugenia Dimattia responsables de llevar a cabo
las actividades necesarias para tener éxito en el proyecto.
El equipo realiza una capacitación semanal a cargo de la
Ing. Karina Jiménez (Black Belt Six Sigma) y María
Florencia Surraco (Coord de Marketing Security System Division)
en la empresa 3M sita en Puerto Madero.
En un segundo
estadio del proyecto, el proceso de medición, se establecieron
mapas de proceso, y se identificaron entradas y salidas, además
de realizarse el diagrama de Causa y Efecto.
Actualmente,
la BNM se encuentra transitando el tercer estadio de los cinco
que componen el proceso en análisis: “Control de
la circulación de libros”. En esta 3º etapa
de análisis de la información, se examinan las variables
que impactan en el proceso y se priorizan, además de verificar
y establecer los controles.
Este análisis
se realiza a través de la matriz a prueba de fallos (Failure
Mode and Effects Análisis - FMEA). Por medio de la misma
se seleccionan variables críticas del proceso, se verifica
de qué modo pueden fallar y se les asigna un peso relativo
a cada una ellas con el objetivo de priorizar las variables de
mayor impacto en el proceso.
Además
se ha comenzado a realizar el estudio Multivariable, cuyo objetivo
primordial es analizar el comportamiento de las variables más
importantes mediante herramientas estadísticas.