Six Sigma es una estrategia usada por las compañías para mejorar los procesos de toda la organización.

Requiere que las empresas orienten sus acciones al usuario, basando las actividades en las necesidades del usuario y midiendo su éxito según el nivel de satisfacción alcanzado.

El objetivo principal de Seis Sigma es lograr un desempeño perfecto, cero defectos, donde lo que se entiende por defectos es cualquier cosa que ocasione la insatisfacción del cliente.

Muchas empresas operan actualmente entre el nivel 4 de sigma (6.200 defectos por millón) y el nivel 3 de sigma (67.000 defectos por millón), una empresa que opera al nivel 6 de sigma presenta sólo 3 o 4 defectos por cada millón de oportunidades.

La metodología se hace a través de los pasos siguientes:

1. Definir el problema: en esta fase debe realizarse un diagnóstico de la situación actual, justificación y alcance del estudio.

2. Medir: se refiere a tomar datos para validar y cuantificar el problema o la oportunidad, lo que permite y facilita identificar las causas reales del problema.

3. Analizar: nos permite descubrir la causa raíz. Para ello se hará uso de las distintas herramientas de gestión de calidad.

4. Controlar: se requiere verificar o corroborar los resultados de las mejoras realizadas. Se deben definir indicadores que permitan visualizar la evolución del proyecto y tomar acciones correctivas sobre la marcha.

La Biblioteca Nacional de Maestros conformó un equipo liderado por la Lic. Graciela Perrone en el puesto de Champion (campeón) y Black Belt (cinturón negro), seguida por la Lic. Silvia Mei como Proyect Leader (guía del proyecto), Fernando López como Process Owner (dueño del proceso) y Graciela Rodríguez, Valeria Andrada, Gabriel Rodríguez y Eugenia Dimattia responsables de llevar a cabo las actividades necesarias para tener éxito en el proyecto. El equipo está realizando una capacitación semanal a cargo de la Ing. Karina Jiménez (Black Belt Six Sigma) y María Florencia Surraco (Coord de Marketing Security System Division) en la empresa 3M sita en Puerto Madero.

En la primera fase de definición se detalló el alcance y los límites del proyecto, se definieron los defectos, se seleccionaron los líderes y las funciones que debe cumplir el equipo además de estimar el impacto económico aproximado que traerá aparejado.

El proyecto tiene como objetivo el resguardo del patrimonio de la BNM, fijando como límite los ejemplares que se encuentran a disposición de los usuarios en Sala de Lectura, Sala Lugones y Sala Americana.

En este momento el proyecto se encuentra transitando el segundo estadio, en el proceso de medición, en el cual se establecen mapas de proceso, se identifican entradas y salidas y se realiza el diagrama de Causa y Efecto.

La Lic. Graciela Perrone comenta que “la idea de tomar herramientas de gestión y control de procesos que han sido probadas en los organismos privados y trasladadas a la esfera pública es interesante y posible”.

Además, señala que “la necesidad de transparentar la gestión y optimizar los recursos para hacer una máxima utilización del erario público, hace que tratemos de llegar a la máxima excelencia posible y que mantengamos estos resultados para el beneficio de los docentes y ciudadanos que utilizan la biblioteca”.

Y sostiene que “el hacer un uso sutil de datos a través de herramientas estadísticas más sofisticadas y detectando las variables que debemos mejorar para llegar al objetivo propuesto, nos permite por un lado instalar una cultura de trabajo que toma distintos objetivos trazados en nuestras metas institucionales y los desmenuza hasta llegar a controlarlos y perfeccionarlos cada vez más. Por otro lado se rompen “mitos organizacionales” de lo que pueda o no hacerse como mejora en el sentido de que se puede determinar con veracidad, los tiempos, los recursos humanos y los insumos afectados a los diferentes procesos”.