El Sistema de Calidad de la BNM es producto de acciones que se realizaron en los años anteriores de gestión y hoy se consolida desde distintas nutrientes de la organización. La participación en el Premio Nacional a la Calidad 1999 y 2004 y la consolidación de dos Cartas de Compromiso con el Ciudadano han ya consolidado un mecanismo de reuniones de reflexión, consultas, talleres, mediciones y evaluaciones que involucran cada vez a más miembros de la organización. Cada nueva persona que se incorpora a la institución debe conocer la cultura de trabajo de calidad para realizar una rápida inducción y comprensión del proceso integral de calidad de la BNM. Entonces, los Recursos Humanos de la organización son el factor clave de nuestro sistema de calidad.

En un círculo de trabajo ya puesto en marcha, los mismos integrantes de la BNM, además de los usuarios con su participación en la gestión, son los que velan por la implementación de las pautas de calidad, y los que remiten a la Alta gerencia sugerencias, novedades, necesidades de cambio y de ajustes. A su vez, la Alta Gerencia es la responsable de la implementación del sistema de calidad y de interpretar y utilizar la información recabada o sugerida para las tomas de decisiones pertinentes que ajusten o modifiquen la calidad de acciones y procesos.

Los componentes que conforman nuestro Sistema de Calidad son:

. una estructura organizacional

. un sistema de gestión de calidad

. un sistema de información

. un sistema de comunicación

. un sistema de documentación

. un sistema de monitoreo

. un sistema de evaluación

. un sistema de auditoria interna y externa

. un sistema de participación del usuario

. un sistema de calidad de medio ambiente

. un Reglamento de Servicios

. la participación en Carta de Compromiso con el Ciudadano

La estructura organizacional, que es la responsable primaria del diseño, implementación y gestión de las políticas de calidad de la organización, está compuesta por la Alta Gerencia, un Equipo de Calidad y una Red de Responsables de Calidad.

El grupo Alta Gerencia está formado por la Dirección y los coordinadores de área. Además, por los responsables de áreas de innovación y desarrollo y de gestión del conocimiento. El Equipo de Calidad está formado por la Dirección, la Coordinación General y las personas responsables del área de calidad y comunicaciones de la BNM.

La Red de Responsables de Calidad está compuesta por uno o dos representantes de cada área de producción de bienes y servicios y está coordinado por el Equipo de Calidad. Los representantes son elegidos por el Equipo de Calidad, pero su participación es voluntaria. Las áreas involucradas son: Secretaría, Administración, Sala de Lectura, Sala Americana, Centro de Documentación, Recepción, Procesos Técnicos, Coordinación Técnica, Coordinación Pedagógica, Coordinación de Comunicaciones, Conservación, Mantenimiento.

De esta manera nuestro Sistema de Calidad se orienta a construir una práctica gerencial sistemática e integral dirigida hacia la satisfacción completa de nuestros usuarios para garantizar que todos los puntos críticos del éxito de la organización puedan estar imbuídos de las prácticas de calidad hacia una mejora continua en vista a esa satisfacción posible dentro de nuestros medios y con la mayor optimización de los recursos.