La idea de implementar una oficina virtual es compartir documentos para trabajar en forma cooperativa reduciendo los tiempos de búsqueda de la información, al tenerla siempre actualizada y en un único espacio. Esta herramienta de colaboración en línea permite a los grupos intercambiar información eficientemente ya que los integrantes tienen acceso inmediato a los datos y documentos que necesitan y pueden, a su vez, compartir sus comentarios vía e-mail o vía web.

Esta nueva manera de intercambiar información permite compartir calendarios, contactos, archivos, tareas, etc., facilitando el trabajo en equipo. Por ejemplo, al compartir calendarios se pueden organizar reuniones sin tener que verificar personalmente, vía e-mail o telefónicamente la disponibilidad horaria de cada persona ahorrando considerable tiempo. O también, se pueden editar e intercambiar documentos directamente a través de un espacio de trabajo online en donde todos los miembros de un mismo equipo pueden aportar ideas o corregir sus documentos. Además, al compartir los contactos, se asegura que todos los integrantes tienen la última información actualizada (direcciones, teléfonos, e-mails, etc).

Otra ventaja que brinda la oficina virtual es permitir a los empleados no estar físicamente en el lugar de trabajo y poder continuar con los proyectos y procesos diarios, reducir la cantidad de e-mails con grandes attachments y, también, tener la última información accediendo online desde cualquier lugar al repositorio de documentos.

En la BNM implementamos esta modalidad de trabajo otorgándole a un grupo de agentes de la institución la posibilidad de trabajar en archivos comunes, compartirlos demanera segura y que todos tengan acceso inmediato, lo corrijan o aporten ideas. Se les agregó una unidad virtual (que en realidad está referenciando a un espacio físico en el server), donde trabajan con los documentos. Cuando un miembro genera un documento y lo guarda, cualquiera de los demás integrantes del grupo puede consultarlo, imprimirlo o efectuarle alguna corrección, teniendo siempre la última versión del documento. Además, evitamos tener infinidad de copias de un mismo archivo en la máquina de cada integrante del grupo, y así ahorramos espacio en disco y tiempo de backups, ya que éste se realiza de manera centralizada.