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Autor Mensaje
 Asunto: Registro de usuarios ¿Borrar o no borrar? Esa es la cuestión
 Nota Posteado: 14 Jun 2010, 22:01 
Avatarde Usuario

Registrado: 26 Mar 2010, 01:37
Posts: 16
Este post es una replica modificada para ests foro del original publicada oficialmente en Facebook.com, en respuesta a un comentario realizado por @Melody Martu, miembro del Grupo Experiencia Aguapey (Software de Gestión Integral de Bibliotecas). Únete el grupo es abierto a todo público

Registro de usuarios egresados. ¿Borrar o no borrar? Esa es la cuestión.
Por Gustavo Aramayo.

COMENTARIO
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<Melody Martu> Te pregunto: al iniciar el año vacié la base de usuarios, está bien eso? igualmente los préstamos se actualizan a los usuarios al ingresarlos nuevamente. Otros años borré especificamente los alumnos egresados. Qué sería lo correcto?
Pregunto porque me han dicho que no se debe vaciar la base de usuarios.
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Bien @Melody, tu pregunta es interesante.
Empecemos con la respuesta.
¿Qué es lo correcto? Bueno, las decisiones que tome el biblitoecario no tienen que ser muy a la ligera (me refiero a <sin pensarlo dos veces>). De otra manera, se debe seguir las normativas del propio reglamento de biblioteca.
El software Aguapey como cualquier otro soft para la automatización de bibliotecas fueron creados con el fín de agilizar y efectivizar los trabajos repetitivos como los préstamos o circulacion de material y la catalogación normalizada especificamente.
Dicho esto, si anualmente eliminamos los registros de usuarios, estaríamos de alguna manera entorpeciendo nuestro trabajo y tal vez desperdiciando tiempo y esfuezos en la re-carga que bien podriamos invertirlos en otras tareas, como muchos sabemos, en una biblioteca siempre hay algo nuevo que hacer.
Además dejariamos de lado el tramite burocrático de los alumnos o docentes al renovar anualmente el uso de la biblioteca, ahorrándoles también su tiempo de inscripción.

SUGERENCIAS:
** No borrar la base de datos de usuarios anualmente. Como dije antes esto provoca que la recarga absorba tiempo y esfuerzo. Ten en cuenta que todos los historiales de prestamos también desaparecen y a la hora de requerir informes estadisticos nos veremos en apuros.
** No eliminar los registros de usuarios egresados. Aguapey dentro de la categoría de usuarios abarca a los miembros de la comunidad, y si un alumno egresa de la institución escolar, en términos del software éste se convierte en un usuario "Miembro de la comunidad".
Ahora, que un alumno egrese, no significa que no se le permita el préstamo de material. Puede reinscribirse. Esto tiene que estar aclarado en el Reglamento de Biblioteca con los detalles de requisitos y demás.
Esto me recuerda a lo que una vez leí (no recuerdo bien si en un foro o mensaje de listas de correo), que una biblioteca no prestaba libros a personas de la cumnidad (niños, jovenes y adultos) por ser "indocumentados". Este bibliotecario aludía que para el registro en el sotware Aguapey requería de su número DNI y que tan solo por ese pequeño datalle no se le reconocia como usuario y en consecuencia no se le prestaba material. Verdaderamente un caso para estudiarlo.
Volviendo a nuestro tema y continuando con la sugerencia. A los registros de estos ex-alumnos, ahora miembros de la comunidad, sólo debes modificar sus datos de la siguiente manera:
- En donde dice Iipo de Usuario, cambiamos <Alumno> por <Miembro de la comunidad>.
- Por último suspendemos a este alumno egresado por 5 años (por ejemplo, puede ser menos o más). Si el usuario decide solicitar material de la biblioteca solo levantaremos la suspención, actualizamos algunos datos y listo.

COMO SUSPENDER UN USUARIO (ALUMNO EGRESADO)

1. Al final del registro encontraremos la palabra HABILITADO en color azul. Si hacemos un clic sobre la palabra un recuadro preguntará si deseamos suspender al usuario. Clic en <Aceptar>.
2. Un nuevo cuadro nos indica que ingresemos la fecha en que expirará la suspención. Ingresamos dia/mes/año y clic en <Aceptar>.
3. Otro cuadro nos pide que ingresemos el motivo de la suspensión. Por ejemplo: "Es alumno egresado. Promoción 2009.". Clic en <Aceptar>.
4. El registro del ex-alumno mostrara ahora una leyenda de color rojo la fecha de tiempo de suspención y el motivo.
5. No debemos olvidar grabar (guardar) el registro haciendo clic en el botón correspondiente.

Espero les sirva a todos.
Saludos.


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 Asunto: Re: Registro de usuarios ¿Borrar o no borrar? Esa es la cuestión
 Nota Posteado: 16 Jun 2010, 13:51 
Avatarde Usuario

Registrado: 27 Ene 2010, 15:23
Posts: 605
Un excelente aporte, muy claro y buenas capturas para ejemplificar. Cada biblioteca tomará esta decisión de borrar o no según sus políticas y necesidades, pero es muy útil tener estos lineamientos claros para tomar esa decisión.
Con respecto al siempre polémico campo de DNI, sólo debemos tener en cuenta que es un número que el sistema necesita para generar un préstamo. El préstamo en Aguapey se realiza al cruzar el campo Número de inventario con el campo DNI de un registro. El sistema no necesita que el número de documento sea real. Podemos poner cualquier número de 8 dígitos sin puntos y ese número sería el número de identificación del usuario en la biblioteca, con eso basta para producir un préstamo.

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